Dubletten

Jede Person soll im Bewacherregister mit nur einer Bewacher-ID eingetragen sein. Um dies sicherzustellen, findet eine sogenannte Dublettenprüfung statt. Eine Dublette entsteht beispielsweise durch die Anmeldung derselben Wachperson von unterschiedlichen Gewerbebetrieben, wobei Änderungen von den Ausweisdaten, der Meldeanschrift oder des Namens problematisch sind.

Kriterien, um eine Dublette zu identifizieren:

• Die Ausweisart und Ausweisnummern sind gleich.
• Die Ausweisnummern sind gleich.
• Die Postleitzahl (Meldeanschrift), das Geburtsland und Geburtsdatum sind gleich.
• Das Geburtsdatum ist gleich, Vor- oder Nachname sind ähnlich.

Voraussetzungen, um eine Dublette zu identifizieren:

• Mindestens der bereits im System vorhandene Datensatz der natürlichen Person ist im Status „Freigegeben“ oder „Dublettengeprüft zur VS“.
• Der zweite Datensatz hat eine andere Bewacher-ID.
• Der zweite Datensatz befindet sich in Prüfung.

Die § 34a-Behörde ist nicht für die Dublettenauflösung zuständig, wenn die Dublette in einem Gewerbebetrieb liegt. Im Dublettenprüfungsdialog erscheint der Hinweis: „Die Dublette befindet sich im selben Gewerbebetrieb.“ Nehmen Sie Kontakt zum Gewerbebetrieb auf - Dieser ist für die Dublettenauflösung verantwortlich.

Dublette auflösen

Jede Person soll im Bewacherregister mit nur einer Bewacher-ID eingetragen sein. Um dies sicherzustellen, erhalten die § 34a-Behörden eine Liste mit möglichen Dubletten. Die Liste wird einmal pro Monat – am letzten Wochenende – automatisch durch das Bewacherregister generiert und zeigt die Datensätze der ermittelten Dubletten an, für die die jeweilige § 34a-Behörde zuständig ist.

Wird der § 34a-Behörde in der Liste nur ein Datensatz zu einer Person angezeigt, liegt die als natürliche Person erkannte Dublette im Zuständigkeitsbereich einer anderen § 34a-Behörde. Die Auflösung der Dublette erfolgt dann über die Registerbehörde in Abstimmung mit allen zuständigen Behörden. Es erscheint der Hinweis: „Bitte senden Sie die Bewacher-ID von Original und Dublette per Mail an das StBA, damit dieses die Auflösung durchführen kann.“

Werden der § 34a-Behörde in der Liste die Datensätze zu einer Person doppelt angezeigt, liegt die Auflösung der Dublette in der eigenen Zuständigkeit. Dann besteht die Möglichkeit, ausgewählte Daten des aufzulösenden Datensatzes in den Datensatz zu übernehmen, der erhalten bleibt. Vorab sollte eine sorgfältige Prüfung der Daten erfolgen, denn die Daten der Dublette werden unwiederbringlich gelöscht!

So lösen Sie eine Dublette in der eigenen Zuständigkeit auf:

1. Klicken Sie auf der Startseite links in der Menüleiste auf „Dublettenprüfung“.
2. Es öffnet sich eine Übersicht der ermittelten Dubletten. Die obere Tabelle zeigt Dubletten, die wegen Übereinstimmungen bei verschiedenen Personendaten identifiziert wurden. Die untere Tabelle zeigt alle Dubletten, mit identischer Ausweisart und identischen Ausweisnummern.
   Wird ein Datensatz zu einer Person doppelt angezeigt, prüfen Sie die Daten sorgfältig!
3. Liegt eine Dublette vor, wählen Sie den Datensatz aus, der erhalten werden soll. Klicken Sie hierfür auf die Zeile.
4. Es öffnet sich die Liste potenzieller Dubletten einer natürlichen Person. Die obere Zeile zeigt den „Geprüften Datensatz“, der erhalten bleibt. Die untere Zeile zeigt die „Möglichen Dubletten“, die aufgelöst wird.
   Klicken Sie auf „Dublette auflösen“.
5. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem personenbezogene Daten gegenübergestellt werden – linke Spalte: Person wird gelöscht und rechte Spalte: Person bleibt erhalten. Rote Dreiecke rechts zeigen, anhand welcher Kriterien die Dublette identifiziert wurde.
6. Sie können die Checkbox auswählen, um die ausgewählten Daten in den Datensatz zu übernehmen, der erhalten bleibt. Führen Sie alternativ direkt Schritt 7 aus.
7. Klicken Sie auf „Dokumentieren“.
8. Es werden weitere Aktionen ausführbar. Klicken Sie auf „Dokumentation herunterladen“.
9. Klicken Sie auf „Dublette mit ausgewählten Daten übernehmen“, wenn Sie Daten mit der Checkbox ausgewählt haben (Schritt 6). Klicken Sie alternativ auf „Vollständige Dublette übernehmen“.
10. Sie erhalten nun den Hinweis, dass die Person x erfolgreich gelöscht wurde und alle Abhängigkeiten in Person y übertragen wurden.